Neste post continuamos a trazer dicas sobre trabalho home office, ou teletrabalho. 
A dinâmica do trabalho remoto é semelhante à do presencial. O que muda, em grande parte dos casos, é a forma como as situações serão tratadas. Como vimos no post anterior, essa mudança traz novos desafios, principalmente para a comunicação entre os membros da equipe e deles com seu gestor.
Nesse cenário de distanciamento geográfico e barreiras à comunicação as reuniões tornam-se um elemento fundamental do processo de funcionamento das equipes remotas.
Como dissemos no post anterior, reunir a equipe ao menos uma vez na semana é essencial para garantir coesão, conexão, alinhamento e resultados.
Pensando nisso, trouxemos uma série de dicas para vocês conduzirem reuniões de sucesso com seus times remotos.
Preparação da reunião: Como a preparação da reunião online difere da presencial?
Direcione mais tempo à preparação:
O desenho da reunião online leva mais tempo. Será preciso planejar mais detalhadamente para garantir que a reunião seja produtiva.
Ferramentas, telas e tecnologia devem ser configuradas com antecedência para não haver problemas indesejados depois. Acreditamos que o tempo de preparação seja de, no mínimo, 30 a 60 minutos.
Tenha pessoas como apoio:
Em uma reunião on-line muitos elementos precisam ser acompanhados. Agenda, ata, problemas de conectividades, janelas de bate-papo e documentos são algumas das considerações a serem gerenciadas. Por isso a divisão de responsabilidades é muito importante. Se alguém se responsabiliza pela ata o facilitador fica é liberado para se concentrar em conduzir com êxito a agenda e garantir que cada participante seja incluído e ouvido.
Realize um tutorial de explicação de 5 a 10 minutos no início da reunião:
Esse é um elemento bastante negligenciado nos eventos remotos e que põe em risco não apenas o tempo, mas também a qualidade da reunião.
Use os momentos de abertura para destacar todas as ferramentas ou funções que você deseja que os participantes usem; portanto, quando chegar a hora de solicitar contribuições na janela de bate-papo ou de concluir uma pesquisa, você não usará minutos preciosos para interromper o fluxo da reunião e conduzir explicações de como utilizar o sistema.
Planeje áudio de backup:
O vídeo ao vivo requer muita capacidade de internet e, às vezes, a residência onde o home office está ocorrendo não está tão bem equipada quanto o local de trabalho habitual. Tenha um canal de áudio de backup e informações de chamada prontas para qualquer pessoa que esteja se esforçando para se conectar e adicione as informações de discagem à frente da sua página de boas-vindas online e dentro do próprio convite.
Etiqueta: Quais normas devem ser estabelecidas para reuniões on-line?
Todos em vídeo:
Se a reunião for programada para vídeo, todos devem estar à frente de uma câmera, mesmo aqueles participantes que, por ventura, estejam juntos em uma sala de reunião presencial. Esta prática é recomendada por dois motivos:
Primeiro, coloca todos no mesmo nível. Todo mundo está na tela, vendo um ao outro, e os participantes remotos não ficam para trás se os participantes da sala presencial voltarem à tradicional interação face a face.
Em segundo lugar, e mais importante, 50% a 90% de nossa comunicação é não verbal. Embora ainda não possamos replicar a energia de uma reunião presencial, podemos melhorá-la drasticamente ao nos vermos.
Silencie o áudio quando não estiver falando:
O trabalho home office está sujeito às interferências sonoras da rotina familiar - veículos na rua, cachorro latindo, televisão ligada, vizinhos barulhentos. Incentive as pessoas a participarem ativamente da chamada, mas solicite para silenciarem seus áudios quando não estiverem falando.
Estimule a participação:
Lembre-se de que silêncio não significa concordância, nem silêncio indica participação ativa. Faça questão de perguntar periodicamente aos participantes silenciosos o que eles têm a acrescentar, para garantir que todas as vozes sejam ouvidas e as pessoas permaneçam engajadas.
Ecoe e amplifique:
Quando a reunião é feita com pessoas remotas e também com participantes que estão juntos presencialmente é importante lembrar que aquilo que é dito na sala de reunião presencial não é ouvido pelos participantes remotos. Por isso repita os pontos chaves mencionados na sala. Repita as perguntas, destaque as decisões tomadas e parafraseie os comentários perspicazes para que todos os participantes tenham as mesmas informações.
Invoque a regra "estar presente":
Peça aos participantes que fechem todos os aplicativos e janelas abertos para que vocês não sejam distraídos por outros trabalhos e interrupções que possam aparecer.
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