Como melhorar a colaboração remota em tempos de covid-19 - parte I

Atualizado: Abr 7

Neste post trazemos 2 ferramentas fastásticas de colaboração para download e muitas dicas importantes para ajudar você a conduzir o trabalho de suas equipes remotas.




Embora a utilização da tecnologia já vinha sendo uma constante na realidade organizacional proporcionando muitas inovações em nosso estilo de trabalho, agora organizações inteiras precisam desenvolver novas habilidades e recursos em resposta às imposições do COVID-19 e se moldar às diretrizes do trabalho em casa.


Para ajudar o profissional a fazer essa mudança, reunimos uma lista das principais dicas, testadas e comprovadas, para aproveitar ao máximo as reuniões e a colaboração remotas.



Ferramentas e plataformas: Quais são as nossas ferramentas essenciais para conectar pessoas online?



WORKPLACE: uma ferramenta do Face book que permite que toda a equipe se conecte e trabalhe junto, de forma ilimitada, de onde estiverem. O legal é que usa as mesmas características do Face book, ou seja, você e sua equipe transitarão com recursos conhecidos, como grupos, bate-papo e ligações de vídeo.


MURAL: é um espaço de trabalho digital. Pense nisso como sua sala de conferências online. Você pode aproveitar as ferramentas do quadro branco, notas adesivas, diagramação, comentários e colaboração para replicar (e em alguns casos, aprimorar) o trabalho que você faria em uma reunião ao vivo.


ZOOM: é a solução preferida de vídeo, áudio e bate-papo para nossas reuniões aqui na Omnia. Ele reúne todos em uma plataforma estável e fácil de usar.


GOOGLE DOCS: é nosso aplicativo preferido para criar documentos e planilhas simplesmente porque os documentos criados no Google Docs funcionam de maneira tão eficaz como artefatos colaborativos on-line. Todos podem editar e trabalhar juntos em tempo real, e os documentos permanecem disponíveis para edições contínuas (e controle de versão interno) depois da reunião.





Agenda e canvas: como criamos estrutura em reuniões online?

Nós utilizamos um conjunto de ferramentas, criadas por empresas que são referência mundial em gestão, para tornar nossas reuniões mais produtivas.




CANVAS 5Ps: esta é uma das ferramentas que usamos para planejar nossas reuniões, tanto online quanto presenciais. Levamos muito a sério o planejamento, pois nossas experiências têm nos mos

trado que isso faz a reunião ser mais eficaz e mais rápida.







CANVAS TRILHA DE INICIATIVAS: é uma ferramenta para planejar, acompanhar e comunicar o progresso das iniciativas definidas na reunião. É simples e funciona bem em formatos online.






Dicas para a liderança: como conduzimos o trabalho remoto?

Veja as dicas que relacionamos para o gestor aprimorar a qualidade do trabalho remoto de sua equipe.



1. Identifique e forneça as ferramentas certas

Uma das situações mais estressantes, vivenciadas por quem trabalha de forma remota, é a falta de estrutura para realizar o trabalho. Mobiliário inadequado, tecnologia deficitária, distrações, restrições de acesso a ferramentas, barreiras de comunicação são algumas das situações que o profissional encontrará com frequencia.


O gestor precisa fazer as seguintes perguntas quando estiver planejando o trabalho remoto da equipe: As pessoas têm a infraestrutura mínima adequada para trabalhar remotamente? Se não têm, como isso afetará sua performance, motivação e bem estar? Como o problema poderá ser resolvido ou amenizado?


A partir dai, o gestor deve trabalhar para garantir, rapidamente, que todos tenham acesso ao que é necessário, para que ninguém se sinta deixado para trás, em especial em uma situação de crise ou grandes mudanças.



2. Entenda os desafios e particularidades comuns do trabalho remoto e procure superá-los


Ausência de comunicação pessoal:

Com o trabalho remoto é bem mais difícil fazer a leitura do ambiente, ou seja, identificar a reação não verbal das pessoas, seu humor, verificar o quer está ocorrendo.


Gestores, geralmente, confiam muito nos encontros no local de trabalho como meio de rastrear a produtividade e a dedicação. Também é mais fácil rastrear o humor e resolver proativamente as frustrações crescentes em espaços de trabalho compartilhados. Os funcionários são condicionados a seguir as dicas por meio de interações rotineiras com gerentes e colegas de trabalho. Isso é verdade tanto para feedback construtivo quanto para elogios.


A ausência de comunicação pessoal pode ser sentida fortemente pelos membros da equipe móvel - talvez mais ainda durante períodos de estresse ou mudança.


Os gestores podem ajudar a resolver esses problemas, modelando estratégias eficazes de comunicação.


Distrações frequentes:

O trabalho remoto será realizado, muito provavelmente, em local pouco preparado para atividades profissionais, geralmente em casa onde o membro da equipe terá que conciliar intervenções frequentes, corriqueiras de uma vida familiar, com as exigências de concentração e de produtividade. Certamente, o nível de entrega poderá não ser o mesmo, ao menos durante o período inicial de adaptação.


Os gestores terão que ter paciência, e entender que a produtividade pode variar no começo, especialmente quando o trabalho remoto é uma solução temporária para um evento, situação ou crise de curto prazo, como estamos enfrentando agora.



3. Defina padrões claros de produtividade para o trabalho remoto

Alguns padrões de produtividade variam de acordo com o trabalho a ser realizado; outros são comuns para todos na empresa.

Uma política para toda a empresa pode ser que todos os e-mails dos clientes sejam respondidos até o final do dia ou que todos estejam disponíveis para reuniões e ligações das 9h às 17h.

Os padrões individuais devem ser analisados ​​e documentados, ainda que informalmente. Por exemplo, você e sua equipe de remota podem decidir que qualquer pessoa do faturamento, responsável por dar entrada em notas fiscais, deve inserir as mesmas no sistema em até 2 dias úteis do recebimento e, se esse prazo não for cumprido, deverá informar ao gestor no dia seguinte até às 12hs. Enquanto isso, um funcionário do call center pode ter que resolver 10 chamadas de clientes por hora, garantindo que não haja bebês chorando no fundo. Um profissional de seleção de pessoal pode ter como meta realizar 20 entrevistas por telefone e preencher cinco posições por mês.

Embora alguns gestores possam ver a formalização dos padrões de produtividade como um esforço extra, isso pode ajudá-los a identificar tendências que precisam ser abordadas.

Por exemplo, após 90 dias de rastreamento do trabalho de um funcionário do call center, você pode descobrir a necessidade de estender o horário de atendimento ao cliente ou identificar um gargalo que afeta a produtividade.



4. Defina a estratégia de comunicação e de acompanhamento

Como os check-ins com a equipe devem acontecer? Em grupo? Individualmente? Por telefone, e-mail, WhatsApp? Ou bate-papos por vídeo? Com que frequência?


Primeiramente, o gestor deve ter uma conversa com todo o grupo para definir as regras de comunicação e acompanhamento, ou comunicar como pretende fazer isso, caso não seja possível decidir com a equipe. O propósito desta conversa é identificar qual é a melhor forma de trabalharem juntos remotamente de forma eficaz e adequada para todos.


Idealmente, o gestor deve reunir-se com seu grupo pelo menos uma vez por semana. Em um ambiente remoto, a frequência do contato não pode diminuir, ao contrário, deve aumentar para reduzir os efeitos da ausência de comunicação presencial que, provavelmente, estarão sendo sentidos.


Também é importante identificar se algumas pessoas precisarão de contatos individuais em função da natureza de suas obrigações ou pela característica de sua experiência. A frequencias das interações inidividuas - mais ou menos rotineira - também precisa ser considerada. Por exemplo, Valéria pode precisar de uma ligação uma vez por semana, enquanto Fernando pode exigir ligações diárias.


Tanto quanto for razoável e o cronograma permitir, os gestores devem ser adaptáveis às necessidades e calendários da equipe.




5. Planeje e realize reuniões individuais com funcionários remotos

Assim como no trabalho presencial o remoto também exigirá os mesmos cuidados com produtividade, motivação e engajamento. As conversas individuais, sejam elas diárias, semanais ou quinzenais, serão o momento ideal para trabalhar estes elementos.


Objetivos das reuniões individuais:

  • Determinar se o funcionário está indo bem no geral

  • Trabalhar com o membro da equipe para identificar e eliminar gargalos e dificuldades, tanto no trabalho quanto nas interações em equipe

  • Discutir planos para o desenvolvimento profissional do funcionário

  • Responder às perguntas relevantes para o funcionário

  • Fornecer e receber feedbacks


6. Motive, motive, motive

Para manter um clima motivador o gestor pode estimular a realização de atividades divertidas virtualmente: happy hour, coffee breaks, almoçar juntos.

Todas essas coisas podem ajudar a manter as conexões que existiam na empresa.


Reconheça o bom trabalho, sempre. Verbalize o seu apreço. No trabalho remoto, onde o funcionário não tem como ler sua comunicação não verbal, expressar verbalmente seu contentamento será essencial.


Lembre-se de que sem reconhecimento não há retenção.


Acompanhe nossos próximos posts com mais dicas sobre colaboração e trabalho remoto.

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